Surat merupakan sebuah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi melalui bentuk tulisan. Pada zaman dahulu, surat memiliki peranan penting untuk membantu kita berkomunikasi dengan sanak saudara, kerabat atau sahabat yang berada jauh dari kita. Selain itu surat juga digunakan sebagai alat komunikasi antar organisasi, instansi maupun perusahaan. Berdasarkan peranan tersebut, surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi merupakan surat yang berisikan tentang informasi pribadi yang dikirimkan oleh seseorang pada pribadi lain. Sedangkan surat resmi metupakan surat yang berisikan informasi/kepentingan yang bersifat resmi yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan yang dikirimkan pada perorangan, kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan.
Pada jaman sekarang, mengirimkan sebuah informasi pribadi melalui surat sudah sangat jarang sekali terjadi seiring dengan perkembangan teknologi. Komunikasi secara pribadi lebih sering disampaikan melalui alat komunikasi elektronik seperti gadget. Hanya surat resmi yang masih tetap digunakan untuk media penyampaian informasi meskipun pengirimannya sekarang lebih banyak dengan bentuk non fisik melalui e-mail dan media komunikasi lainnya. Dengan menurunnya penggunaan surat daripada dulu, banyak yang kurang mengerti bagaimana cara menulis surat, termasuk penulisan alamat surat dengan benar. Tentu bagi seseorang yang berpendidikan seperti seorang jasa penulis artikel, malu kiranya jika menulis alamat surat saja masih salah secara penulisan.
Pentingnya Menulis Alamat Surat Dengan Benar
Masih banyak orang yang keliru dalam penulisan alamat surat pada surat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat undangan sebuah instansi, surat pemberitahuan resmi, dan lain-lain. Padahal penulisan alamat surat dengan benar sangat penting agar surat dapat tersampaikan dengan benar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Penulisan alamat surat yang salah juga dapat menimbulkan kesalahfahaman sebab dalam alamat surat terdapat nama seseorang yang dituju. Oleh sebab itu memahami bagaimana penulisan alamat dengan benar menjadi sangat penting.
Aturan Penulisan Alamat Surat dengan Benar
Penulisan alamat surat terdiri dari dua bagian yaitu penulisan nama seseorang yang dituju dan penulisan alamat lengkap orang yang dituju. Untuk penulisan nama tujuan perhatikan kaidah-kaidah penulisan gelar jika seseorang tersebut memiliki gelar kehormatan atau gelar pendidikan. Sebab jika terjadi kesalahan dalam penulisan gelar dikhawatirkan dapat terjadi kesalahfahaman. Nama tertuju juga harus ditulis dengan huruf kapital untuk huruf awal setiap katanya. Selain penulisan nama, banyak yang masih salah dengan penggunaan kata “kepada dan yang terhormat”. Penulisan alamat surat tidak perlu menggunakan kepada. Penulisan alamat surat yang benar adalah dengan menggunakan “Yth.” Yang merupakan singkatan dari yang terhormat kemudian dilanjutkan dengan penulisan nama.
Untuk penulisan alamat surat, alamat harus tercantum secara lengkap agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman. Penulisan kata jalan harus ditulis apa adanya, tidak boleh disingkat. Selain penulisan jalan, harus diperhatikan pula penggunaan tanda baca. Untuk penulisan alamat surat tidak perlu penggunakan tanda baca “titik” di akhir sebab alamat surat bukanlah kalimat yang perlu diakhiri dengan tanda baca “titik”. Jika penerima surat menggunakan jabatan tidak perlu mencantumkan sebutan “Bapak/Ibu”, sebagai contoh: Yth. Manajer HRD PT Cahaya Gemilang. Penggunaan nama PT, CV atau UD tidak perlu menggunakan tanda baca “titik” setelahnya, sebagai contoh: Yth. Pimpinan CV Mekar Jaya Abadi. Perhatikan cara penulisan alamat surat ini dengan baik agar tidak terjadi lagi kesalahan dalam menulisan alamat surat.